Общее собрание продавцов или sales meeting вашей мечты.

Введение

Сегодня поговорим о периодических встречах с продавцами или собрании отдела продаж. В английской литературе употребляется термин sales meeting, а поскольку культура управления продажами в нашей стране в основном пришла с запада, сочетание звуков “сэйлс митинг” знакомо любому продавцу с минимальным опытом. Как говорится “петя на митинге, а митя на петтинге”.

Общие собрания торгующего персонала в том или ином роде встречаются практически в любой компании, с культурой продаж выше анархической (подробнее о развитии культуры продаж можно почитать здесь). Однако крайне редко эти мероприятия бывают эффективными и полезными. Продавцы их зачастую не очень любят, руководители не  четко понимают ценность sales meeting, что на нем делать, зачем он вообще нужен и так далее. Часто это мероприятия превращается в “час порки продаванов”. Но если подойти к процессу осмысленно, то собрание отдела продаж может стать мощнейшим инструментом в достижении ваших коммерческих целей.

Фундаментальные принципы хорошего sales meeting.

Вы, как руководитель отдела продаж и организатор собраний продавцов, четко должны понимать следующие вещи:

Основная миссия sales meeting — помогать вашим продавцам.

Вы делаете это мероприятия для них. Оно должно быть полезно всему отделу продаж. Коммерческий директор или руководитель отдела продаж, который воспринимает общее собрание продавцов исключительно как инструмент решения каких то своих текущих задач, обречен на неудачу. И задачи не решит и время продавцов потеряет. Кстати, время продавцов очень ценный ресурс, есть у меня хорошая заметка на эту тему.

Инструменты, которые вы используете на sales meeting, должны быть командными.

Если что-то вы можете лучше сделать индивидуально, делайте индивидуально. Конечно стоит учитывать, что ваше время, как коммерческого директора стоит для компании значительно дороже, чем время отдельного продавца, поэтому такие вещи, как общее информирование уместно делать на собрании отдела продаж. А вот заниматься “поркой” отдельно взятого сотрудника за его косяки во время еженедельного sales meeting, не слишком хорошая затея. Включая что-то в агенду собрания, подумайте два раза — не будет ли более эффективными сделать это индивидуально.

Временные границы тем и инструментов должны соответствовать периодичности вашего общего собрания отдела продаж.

Не стоит вдаваться в обсуждение стратегических изменений на еженедельном собрании и обсуждать подробности мелкой короткой сделки, запланированной на следующую среду на большом ежегодном общем собрании отдела продаж. Всему свое время и место.

Сколько тратить времени на совещания продавцов

Временные затраты на sales meeting не должны превышать совокупно 5% времени отчетного периода. Простыми словами — больше продавать, меньше совещаться. Если вы проводите ежедневную планерку, что актуально для процессов продаж с большим количеством маленьких очень коротких сделок, то она не должна длиться больше, чем 25 минут. Подчеркиваю, что такую проверку надо проводить по всем типам общих коммерческих собраний и учитывать общее время. Делать это в разрезах дней, недель, месяцев, кварталов и так далее. Если мы возьмем финансовый год например, то 5% это примерно 12 рабочих дней или 96 часов. Вся ваша митинговая деятельность, включая большое годовое собрание (annual sales meeting), которое проводится в течении пары дней где-нить на выезде, должна примерно укладываться в эти 100 часов.

Как sales meeting помогает продавцам работать

Поддерживает общее информационное поле.

Продавцы обычно живут в мире своих индивидуальных планов продаж, границы их ответственности четко очерчены списками клиентов и сделок. У них есть конечно возможности поддержания актуальности инфополя внутри отдела — общее рабочее помещение, совместное свободное время, ланчи итд. Бывает так, что процесс этот затруднен — например общая рабочая зона слабо работает, если много командировок или выраженная посменная работа микро командами. Кроме того, инфополе поддерживать необходимо и с другими подразделениями компании. Дайте сотрудникам смежных служб возможность иногда выступать на ваших собраниях.

Усиливает ощущение командной работы.

Как здорово, что все мы здесь сегодня собрались. (с). Как бы мы к этому не относились, но вот это вот все — круглый стол, плечом к плечу, общие текущие цифры продаж на экране — поддерживает у человека ощущение того, что он тут не один на один со своим планом и заказчиками. У парня на соседнем стуле те же проблемы и возможно он сможет помочь. Если не сам, то его опыт. Люди социальные зверьки. Нам важно быть частью племени.

Помогает проявить и разделить ответственность.

Каждый наверное хоть раз видел в facebook или Вконтакте пос вида “друзья, беру перед вами всеми обязательство не курить следующие три месяца”. Ну или бегать каждое утро пять километров. Нам не стыдно перед собой, но стыдно перед другими. Нам не взвалить ответственность на собственные плечи, если она не публична. Можно сколько хочешь говорить о том, нормально это или нет, что все это характерно слабым личностями итд. Но кто сказал, что в вашем отделе продаж стальной коммерческий спецназ без страха и упрека с железной волей? 70% будут значительно более трепетно относится к сделке, если на собрании в начале недели сказали при коллегах, что закроют ее продажей до пятницы. Никто не хочет облажаться в глазах всего отдела продаж.

Развивает и обучает.

На sales meeting каждый сотрудник получает возможность послушать об успехах и неудачах своих товарищей. Кроме того, вы можете непосредственно выделить часть времени под прямой учебный процесс. Только пусть он будет привязан к текущим временным рамкам и контексту. Еженедельное собрание и у вас провал продаж в каком-то продукте? Посвятите десятиминутку обучения обработке наиболее часто встречающихся возражений по нему. Кроме того, не забывайте, ваши сотрудники имеют возможность наблюдать на собрании за вашими методами работы с людьми и перенимают их в той или иной форме. Если вы хотите добится от ваших руководителей групп какого-то определенного стиля работы с их подчиненными, проявляете его на ваших периодических общих собраниях отдела продаж.

Разработка хорошей структуры совещаний

Итак, вы прочли все изложенное выше и у вас загорелись глаза. “Нам срочно нужны sales meetings!!! Как же мы раньше то без них жили? Рассылаю всем приглашение на двухчасовую встречу в среду! И теперь так будет каждую неделю. Столько всего надо продавцам рассказать, замотивировать!”. Стоп, стоп. Выдох. Сначала надо внимательно подумать, какие собрания с каким содержанием стоит проводить. Подойти к вопросу системно. Вот примерный алгоритм:

1. Определите точный круг задач, которые должны решаться на ваших общих встречах
2. Разработайте формальную агенду для каждого типа встреч. Пробегитесь по всем пунктам и поищите одну из генеральных целей: командообразование, развитие, разделение ответственности, расширение информационного поля. Если какой-то пункт не касается ни одной из целей — удалите его. Если одна из целей не прослеживается ни в одном пункте агенды — ваша агенда не полноценна.
3. Выберете наиболее удобное для ваших продавцов время (а не для вас), исходя из  привычек ваших клиентов и особенностей процесса продаж
4. Подготовьте короткую презентацию о новом порядке общих встреч, ясно обозначьте в ней ваши цели, агенду встреч. Проведите презентацию среди персонала за неделю до вступления в силу нового регламента.
5. Обеспечьте наличие всех встреч у всех в личных электронных календарях. Не ленитесь — эти записи должны содержать агенду и краткое содержание регламента. Каждый сотрудник должен понимать, как он должен готовиться к каждой встрече, если эта подготовка необходима.

 

Общие советы

В данном разделе я собрал в не особо структурированном виде маленькие полезности, которые позволят сделать ваш sales meeting более эффективным

1. Начинайте с разминки или enegizer. Что-то веселое или просто интересное, что заставит мозги ваших продавцов включится в процесс. Прогрев голов. Вы будете делать из недели в неделю одни и те же вещи на этих собраниях, поэтому чуть разнообразия не повредит. Как-то один продаван сказал мне: “Глеб Борисович, я жду пятничного совещания всю неделю, чтоб послушать, что вы расскажете на warmup. Пара моих друзей тоже менеджеры по продажам, и мы обычно пьем пивко каждое воскресенье в баре. Я рассказал им пару ваших полевых историй, и теперь пересказ и обсуждение их проходит каждый раз”. Я предложил ему позвать парней на наш митинг и рассказать что-то из их работы. Через пару недель они появились, а еще через месяц один из них стал у меня новым руководителем группы — несколько человек сказало мне, что очень клевый парень приходил к нам, и я сделал ему предложение. Это вот был мой энеджайзер вам, для продолжения чтения этого раздела статьи.
2. Мотивация и признание. Большинство продавцов слегка тщеславны и требуют признания. Если кто-то что-то сделал хорошо, не забудьте это отметить. Даже если он делает это каждый раз. Мотивация довольно тонкий аспект. Мотивирующее управление построено на разделении вашей командой ваших личных и корпоративных ценностей. Когда поведение кого-то хорошо соответствует им, или наоборот ярко не соответствует надо делать на этом акценты.
3. Соблюдайте агенду. Придерживайтесь установленного расписания. Это касается любых совещаний, но в случае sales  meeting момент вдвойне актуальный. Продавцы больше чем другие сотрудники компании взаимодействуют с внешним миром. Это порождает массу поводов для дополнительных обсуждений и предлогов отойти от агенды. Жестко пресекайте это. Выделите отдельный временной интервал для внепротокольных разговоров.
4. Не ругайте людей на общих собраниях. Очевидная вроде вещь, но очень часто игнорируется. Все “косяки” безусловно должны быть озвучены. Фиксируйте факты. Команда должна знать, когда кто-то из ее членов лажает. Но “разбор полетов” с человеком надо проводить индивидуально с глаза на глаз.
5. Минимизируйте время на сбор и актуализацию индивидуальной информации. Озвучивание продавцами их результатов, личных экспертных прогнозов по продажам очень важный инструмент. Однако все это должно быть хорошо регламентировано и занимать резонное время. Используйте заранее подготовленные таблицы для сбора информации, которые ведет администратор собрания и приучите продавцов иметь все цифры на готове. Сбор цифр должен иметь форму переклички, а не последовательного изыскания их в отчетах каждым бойцом.
6. Каждый раз рассылайте формальный протокол. Если вы что-то решили по ходу встречи, поставили задачи и так далее — внесите все в общий протокол. Не забывайте, это было общее собрание. И протокол должен быть общий. Но только не надо перебарщивать — никому не нужна стенограмма вашего sales meeting. Решения, задачи, сроки, ответственные.
7. Требуйте обязательного и внимательного участия в общих собраниях отдела продаж. Уважительные причины отсутствия только смерть или кома. Не ведитесь на разговоры о назначенных встречах с клиентами — если продавец не может исключить встречи с клиентами в два конкретных часа в неделю, значит он вообще не управляет взаимоотношениями с ними. А это его основная работа. Телефоны должны быть на беззвучке и трубка не снимается даже если Путин звонит. Вырабатывайте у продавцов уважительное отношение ко времени коллег и ощущение важности ваших общих собраний.

 

Заключение

 

Надеюсь прочитанное поможет вам построить систему эффективных общих собраний вашего отдела продаж. Помните sales meeting один из важнейших компонентов оперативного управления продажами. А без хорошего оперативного управления ваши продажи никогда не выйдут на настоящий мощный клиентоориентированный уровень. Большой жизненный успех начинается с маленького заправления кровати каждое утро. Жирные бонусы и спорткары купленные на комиссионные от продаж начинаются с хорошей утренней пятнадцатиминутки с вашей командой. In deal we trust.